Betreuung und Schule hinterlegen

Wähle für jedes Team die Personen und die Einrichtung, die du üblicherweise begleitest. Neue Arbeitstage übernehmen diese Auswahl. Du kannst für einen Tag auch andere, für dieses Datum zugeordnete Personen auswählen.

1. Öffne den Einrichtungshinweis auf der Startseite und wähle das passende Team.
2. Wähle eine oder mehrere zugeordnete Personen aus.
3. Wähle deine Einrichtung. Unter Einrichtung anlegen kannst du weitere Einrichtungen mit Name und Bundesland speichern.
4. Tippe auf Speichern.

Die Arbeitszeit zählt auch bei mehreren betreuten Personen nur einmal. Bestehende Arbeitstage behalten ihre gespeicherten Angaben.

Einrichtungen unabhängig verwalten

Unter Verwalten → Einrichtungen legst du Einrichtungen an und bearbeitest Name und Bundesland. Dafür musst du keine Person anlegen oder auswählen. Im Menü stehen Einrichtungen oberhalb von Betreute Personen. Eine betreute Person kann unabhängig von einer Einrichtung bestehen.

Betreute Personen verwalten

Öffne Verwalten → Betreute Personen. Als Mitglied siehst du die dir aktuell zugeordneten Personen. Team-Admins sehen alle Personen des Teams.

Mit der Berechtigung Personen anlegen und bearbeiten kannst du Personen anlegen und die Stammdaten deiner zugeordneten Personen bearbeiten. Trage Vorname, Nachname und Geburtsdatum ein. Kennst du das Geburtsdatum nicht, aktiviere Ich kenne das Geburtsdatum nicht. Deine Team-Admins erhalten beim Anlegen einen Hinweis zum Ergänzen. Du kannst die Person trotzdem für die Zeiterfassung auswählen.

Selbst angelegte Personen werden dir als Mitglied direkt zugeordnet. Legst du als Team-Admin eine Person an, fragt stooze nach dem Speichern, ob du sie jetzt Teammitgliedern zuordnen möchtest. Über Jetzt zuordnen wählst du die Mitglieder sowie Beginn und optionales Ende aus. Mit Später bleibt die Person gespeichert; du kannst die Zuordnung anschließend in den Mitgliedsdetails einrichten. Mehrere Mitglieder können dieselbe Person begleiten. Beim Bearbeiten einer bestehenden Person erscheint diese Frage nicht.

Bei Stammdatenänderungen erhalten Team-Admins und die anderen aktuell zugeordneten Mitglieder eine E-Mail. Darin stehen die ändernde Person und die Art der Änderung, jedoch keine Daten der betreuten Person. Der Link öffnet die Personendetails in der installierten App; dafür musst du angemeldet und weiterhin zugriffsberechtigt sein.

Zuordnungen und Archivierung

Team-Admins verwalten Personenberechtigungen und Zuordnungszeiträume in den Mitgliedsdetails. Für die Tageserfassung gilt die Zuordnung am gewählten Arbeitsdatum. Ohne Zuordnung weist dich die Startseite darauf hin. Darfst du Personen anlegen, kannst du zuerst eine Person erfassen; andernfalls wende dich an deinen Team-Admin.

Als Team-Admin kannst du eine Person nur archivieren, wenn sie aktuell niemandem zur Betreuung zugeordnet ist. Eine unbefristete oder heute gültige Zuordnung sperrt die Archivierung; Start- und Endtag zählen mit. Ausschließlich vergangene oder zukünftige Zuordnungen sperren sie nicht. Solange die Person aktuell betreut wird, ist Person archivieren deaktiviert und du siehst den Grund.

Team-Admins können außerdem Hinweise auf mögliche Dubletten prüfen. Ein Hinweis führt nicht zu einer automatischen Zusammenführung. Archivierte Personen stehen ab dem Archivierungsdatum nicht mehr für neue Betreuungstage bereit. Historische Einträge bleiben erhalten.

Einrichtungen und Personen kannst du auch in stooze Web über die gleichnamigen Hauptmenüpunkte verwalten.

Konflikte und Verbindungsfehler

Ändern zwei Geräte gleichzeitig die Angaben, wird ein veralteter Stand abgewiesen. Lade den aktuellen Stand neu, bevor du weiterbearbeitest. Bei einem Verbindungsfehler bleiben deine Eingaben im geöffneten Formular erhalten. Speichere deine Angaben, bevor du das Formular schließt.

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Einrichtung wählst du zuerst das Bundesland. Ab drei Zeichen im Namen erscheinen Schulvorschläge, die du übernehmen kannst. Du kannst den Namen auch frei eingeben, etwa für eine andere Einrichtung oder wenn die Schulsuche gerade nicht erreichbar ist.

Sobald ein Geburtsdatum eingetragen ist, ist Ich kenne das Geburtsdatum nicht ausgeschaltet und nicht auswählbar. Das Geburtsdatum kannst du weiterhin korrigieren.

In den Mitgliedsdetails wird Darf Personen anlegen und bearbeiten direkt beim Umschalten gespeichert. Bei einem Fehler springt der Schalter auf den vorherigen Stand zurück; du kannst die Änderung erneut versuchen.

Zuordnungen als Super-Admin ansehen

Wenn du ein Mitglied eines Teams öffnest, in dem du selbst kein Team-Admin bist, siehst du unter Betreute Personen die Zuordnungen schreibgeschützt. Statt Namen steht dort Betreute Person · Name geschützt. Status und Zeitraum zeigen dir, ob eine Zuordnung aktiv, geplant, beendet oder archiviert ist.

Bei älteren Zuordnungen kann Beginn nicht hinterlegt stehen. Gibt es keine Zuordnung, erscheint Noch keine Personen zugeordnet.. Die Team-Admins verwalten weiterhin Namen, Berechtigungen und Zuordnungszeiträume.