Bericht prüfen und unterschreiben

Du kannst deinen Bericht prüfen, mit oder ohne Unterschrift speichern und den gespeicherten Bericht später wieder öffnen. Speichern schließt den Monat noch nicht ab. Eine unterschriebene Ausgabe kannst du auch per E-Mail versenden.

Monat und Bericht prüfen

1. Öffne Verwalten → Bericht erstellen.
2. Wähle bei mehreren Teams das gewünschte Team.
3. Wechsle mit Vorheriger Monat oder Nächster Monat zum gewünschten Monat.
4. Prüfe die Tage, Zeiten und Pausen. Klappe eine Tageskarte auf, um Einrichtung, betreute Personen und Bemerkung zu lesen oder den offenen Tag zu bearbeiten.
5. Öffne Bericht ansehen. Du kannst den Bericht vergrößern und darin scrollen.

Du kannst bis zum aktuellen Monat vorblättern, aber nicht in zukünftige Monate. Ziehe die Vorschau am Griff nach unten, um sie ohne Speicherung zu schließen. Erst die bewusste Auswahl einer Speicheraktion legt eine Ausgabe ab.

Die App kann nicht wissen, an welchen weiteren Tagen du gearbeitet hast. Kontrolliere deshalb selbst, ob alle Arbeitstage erfasst sind. Fehlende Pflichtangaben musst du vor der PDF-Ausgabe ergänzen. Bereits erfasste Tage werden nicht automatisch mit neu hinterlegten Betreuungsangaben ergänzt.

Freigegebene Berichtsvorlagen können unterschiedliche Einrichtungen und betreute Personen innerhalb eines Monats zusammenfassen: Die entsprechenden Felder zeigen die Namen komma-getrennt und ohne doppelte Namen. Längere Angaben werden mehrzeilig dargestellt. Eine einzelne Tageserfassung behält ihre gespeicherte Einrichtung und Personenauswahl. Die ältere Standardvorlage unterstützt wechselnde Betreuungsangaben nicht; beachte den angezeigten Hinweis.

Emojis in deinen Angaben erscheinen im PDF einfarbig. Die Darstellung kann von der auf deinem Gerät abweichen. Sehr neue oder seltene Zeichen sind möglicherweise noch nicht verfügbar. Wenn der Bericht nicht erstellt werden kann, zeigt dir die App eine Fehlermeldung direkt als Dialog. Prüfe bei einem Zeichenfehler auch die Bemerkungen deiner Tage; bei einem Layoutfehler hilft dein Team-Admin mit der Vorlage.

Mit Unterschrift speichern

1. Wähle in der geprüften PDF Unterschreiben & speichern.
2. Zeichne deine Unterschrift mit dem Finger oder Apple Pencil auf die weiße Fläche.
3. Mit Neu zeichnen kannst du neu beginnen. Eine leere Fläche lässt sich nicht übernehmen.
4. Wähle Unterschrift übernehmen, wenn du ihre Verwendung auf diesem Bericht bestätigst.
5. Prüfe die Unterschrift im PDF-Bereich Schulbegleitung. Rechts daneben steht automatisch das aktuelle Datum der Unterzeichnung. Die zweite Unterschriftszeile bleibt frei.

Der Zurück-Pfeil schließt die Zeichenfläche ohne Übernahme deiner Unterschrift. Bei großer Schrift kannst du zu den unteren Aktionen scrollen. Für mehr Platz kannst du das iPhone beim Unterschreiben quer halten. Die Zeichenfläche bleibt auch im dunklen Design weiß. Wenn du später auf Papier unterschreiben möchtest, wähle stattdessen Ohne Unterschrift speichern in der PDF-Vorschau.

Wieder öffnen und drucken

Unter Gespeicherte Dokumente findest du die gespeicherte Ausgabe mit Datum und dem Hinweis, ob sie eine Unterschrift enthält. Sie bleibt auch nach dem Schließen erhalten und lässt sich erneut öffnen.

Drucken öffnet den iOS-Druckdialog mit der gespeicherten PDF. Dort kannst du einen erreichbaren kompatiblen Drucker auswählen. Brichst du den Dialog ab, bleibt der Monat offen.

Meldet iOS den Druck erfolgreich, fragt stooze, ob du den Monat abschließen möchtest. Bestätige nur, wenn du fertig bist; mit Offen lassen kannst du weiter erfassen. Nach dem Abschluss sind neue Einträge und neue PDF-Ausgaben für diesen Monat gesperrt. Gespeicherte Dokumente bleiben abrufbar.

Wenn die Übernahme nicht klappt

Bei einem Verbindungsfehler bleibt deine Zeichnung im geöffneten Dialog erhalten; du kannst die Übernahme erneut versuchen. Haben sich die Monatsdaten geändert, brich den Dialog ab, schließe die Vorschau und lade die PDF erneut. Prüfe den neuen Stand, bevor du wieder unterschreibst.

Die Live-Unterschrift gilt für diesen Bericht. Das Speichern allein löst keinen Versand aus.

Per E-Mail versenden

1. Öffne deinen gespeicherten unterschriebenen Bericht und wähle Per E-Mail versenden.
2. Prüfe das Feld Empfänger. Eine hinterlegte Berichtsadresse wird vorgeschlagen. Du kannst sie jederzeit manuell ändern. Die beim Versand verwendete Adresse wird für den nächsten Versand gemerkt. Die Adresse auf der Vorlage wird nicht automatisch übernommen.
3. Wähle Senden & Monat abschließen.
4. Prüfe die vollständig angezeigte Adresse und bestätige mit Jetzt senden. Mit Abbrechen wird nichts versendet.
5. Nach bestätigtem Versand schließt stooze die Versand- und Berichtsansicht. Unter Bericht erstellen siehst du Monat abgeschlossen.

Die PDF wird genau so angehängt, wie du sie gespeichert hast. Eine Ausgabe ohne Unterschrift ist für den Papierweg vorgesehen. Erstelle für E-Mail im offenen Monat eine neue Ausgabe über Unterschreiben & speichern.

Versandstatus an der gespeicherten PDF zeigt auch später das Ergebnis und die Empfängeradresse. Nach einer eindeutig abgelehnten Nachricht kannst du die Adresse prüfen und erneut senden. Bei unklarem Status prüft die geöffnete Versandansicht automatisch weiter. Du brauchst keinen zusätzlichen Button zu drücken. Bleibt das Ergebnis unklar, ist eine technische Prüfung nötig; stooze verhindert bis dahin einen zweiten Versand und Änderungen an diesem Monat. Ein bereits erfolgreicher Versand lässt sich nicht wiederholen.

Ein erfolgreicher Versand garantiert nicht, dass dein Bericht angekommen ist. Frage bei Bedarf beim Empfänger nach.

Eine gespeicherte Ausgabe entfernen

Solange der Monat offen und der Bericht nicht im Versand ist, kannst du unter Gespeicherte Dokumente die Ausgabe öffnen und Dokument löschen wählen. Bestätige den Dialog. Deine erfassten Arbeitstage bleiben erhalten; du kannst danach einen neuen Bericht erstellen. Abgeschlossene Monate sind geschützt.