Schnellstart für Team-Admins

Du organisierst die Schulbegleitung beim sozialen Träger? Bereite dein Team in stooze Web am Rechner vor. Deine Mitglieder erfassen ihre Zeiten anschließend in der App. Dieser Einstieg führt dich von der Vorbereitung bis zum ersten abgeschlossenen Bericht; die verlinkten Anleitungen erklären die einzelnen Schritte.

Du wurdest selbst als Schulbegleiter eingeladen? Dann beginne mit dem Schnellstart für Schulbegleiter.

Deine Rolle als Team-Admin

Als Team-Admin hilfst du deinem Team, mit stooze gut zusammenzuarbeiten. Du bereitest den gemeinsamen Einstieg vor und bist eine erste Anlaufstelle, wenn zum Beispiel eine Einladung oder eine Zuordnung fehlt. Du musst dafür kein Technikprofi sein und nicht selbst Zeiten erfassen.

Was du für dein Team tun kannst

• Mitglieder begleiten: Lade neue Mitglieder ein, prüfe offene Einladungen und unterstütze sie beim Einstieg. Du kannst auch weiteren Mitgliedern Team-Admin-Rechte geben und diese wieder entziehen.
• Zusammenarbeit organisieren: Verwalte betreute Personen und ihre Zuordnungen. Stimme mit deinem Team ab, wer welche Angaben pflegen darf.
• Berichte im Blick behalten: Sieh abgeschlossene Berichte ein und kläre mit deinem Team, welche Unterlagen, Unterschriften und Empfänger benötigt werden.
• Den Überblick behalten: Prüfe das Teamprofil und die verfügbaren Plätze. Bei Fragen zur Bedienung helfen dir die verlinkten Anleitungen weiter unten.

Ihr könnt mehrere Team-Admins haben. Sprecht miteinander ab, wer welche Aufgaben übernimmt. Gehe mit den Daten deines Teams und der betreuten Personen vertraulich um und nutze sie nur für die Aufgaben, für die du sie brauchst.

Team-Admin und Vertragsinhaber

Team-Admin zu sein bedeutet nicht automatisch, auch den Vertrag zu verwalten. Jedes Team hat genau einen Vertragsinhaber; diese Person ist zugleich Team-Admin. Nur sie darf die Vertragsstammdaten ändern, die Rechnungen des Vertrags abrufen und die Vertragsinhaberschaft übergeben. Eine Ernennung zum Team-Admin überträgt diese Verantwortung nicht.

Mehr zu Vertrag und Abrechnung · Team-Admin-Rechte vergeben oder entziehen

Wenn du kein Team-Admin mehr bist

Wird deine Rolle zu Teammitglied geändert, gehörst du weiterhin zum Team. Deine erfassten Zeiten und Berichte bleiben erhalten. Die Rollenänderung allein löscht weder dein Konto noch deine Mitgliedschaft.

Diese Aufgaben übernimmt künftig ein Team-Admin: Mitglieder einladen und verwalten, Team-Admin-Rechte vergeben, das Teamprofil bearbeiten, Zuordnungen für andere Mitglieder verwalten und deren Berichte einsehen. Diese Möglichkeiten stehen dir durch deine bisherige Adminrolle nicht mehr zur Verfügung.

Das kannst du weiterhin tun: Mit deinem Konto anmelden, dein eigenes Profil pflegen und im Rahmen deiner Zuordnungen und des Teamplans eigene Zeiten erfassen und Berichte erstellen. Eine gesondert erteilte Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten betreuter Personen bleibt von der reinen Rollenänderung unberührt; sie ersetzt keine Team-Admin-Rechte.

Wenn die Änderung überraschend kommt: In der E-Mail steht, wer deine Rolle geändert hat. Sprich diese Person direkt darauf an. Wenn du bei deiner Arbeit eine Zuordnung oder Unterstützung brauchst, helfen dir die verbleibenden Team-Admins.

Schnellstart für Teammitglieder · Weitere Hilfe

1. Zugang und Team prüfen

Melde dich in stooze Web an und prüfe, ob du das richtige Team als Team-Admin verwaltest. Unter Einstellungen → Teams → dein Team findest du das Teamprofil. Du brauchst keine eigene Betreuung einzurichten, wenn du ausschließlich verwaltest.

Noch kein eigenes Team?

Die eigene Registrierung ist derzeit noch nicht geöffnet. Sobald sie freigegeben ist, erfolgt sie in stooze Web. In den mobilen Apps kannst du kein eigenes Team registrieren oder einen Plan buchen. Der Beitritt zu einem bestehenden Team per Einladung bleibt möglich. Mehr zu Registrierung und Anmeldung.

2. Bevor du dein Team einlädst

Gehe diese Checkliste durch. Du kannst sie als Vorbereitung für die Einführung verwenden; sie speichert keinen Einrichtungsfortschritt in stooze.

• Plätze prüfen: Reichen die verfügbaren Nutzerplätze für dich, weitere Admins und die einzuladenden Mitglieder? Gültige offene Einladungen reservieren ebenfalls einen Platz. Betreute Personen und Einrichtungen zählen nicht als Nutzer. Pläne und Nutzerplätze.
• Kontaktdaten bereitlegen: Prüfe Vorname, Nachname und die E-Mail-Adresse jedes Mitglieds. Jedes Mitglied nimmt seine persönliche Einladung an und verwendet sein eigenes Konto.
• Zuständigkeiten festlegen: Wer begleitet welche Person und ab wann? Lege fest, wer Personen selbst anlegen und zugeordnete Stammdaten bearbeiten darf. Diese Berechtigung macht ein Mitglied nicht zum Team-Admin. Personenberechtigungen und Zuordnungen.
• Betreute Personen vorbereiten: Lege benötigte Personen an oder prüfe vorhandene Einträge. Du kannst sie bereits bei der Einladung auswählen oder später in den Mitgliedsdetails zuordnen. Prüfe auch den Beginn der Zuordnung. Betreute Personen verwalten.
• Einrichtung klären: Teile den Mitgliedern mit, welche Einrichtung sie bei ihrer Betreuung auswählen oder anlegen sollen. Einrichtungen werden bei der jeweiligen Betreuung eingerichtet; die Personen-Zuordnung ersetzt diese Auswahl nicht. Betreuung und Schule.
• Berichtsweg abstimmen: Kläre mit dem Empfänger, welche Angaben und Unterschriften benötigt werden, wohin der Bericht geht und wann er fällig ist. Die unveränderten stooze-Startvorlagen sind auch in Free nutzbar. Eigene gespeicherte und freigegebene Teamvorlagen benötigen Advanced und sind nicht in der Testphase enthalten. Berichtsvorlagen.

Du musst nicht alle Zuordnungen vor der Einladung fertigstellen. Ohne passende Personen-Zuordnung und Einrichtung kann das Mitglied jedoch noch keine Zeiten erfassen. Ergänze fehlende Angaben deshalb gemeinsam vor dem ersten Eintrag.

3. Mitglieder einladen und den Einstieg teilen

Öffne Teammitglieder, wähle dein Team und lade die Mitglieder ein. Prüfe dabei Adresse, Personenberechtigung und mögliche Zuordnungen. Unter Offene Einladungen siehst du ausstehende Beitritte. Eine gespeicherte Einladung bedeutet, dass der Versand vorgemerkt ist, nicht dass die E-Mail bereits im Postfach angekommen ist.

Einladung in stooze Web versenden · Einladungen prüfen und erneut versenden

Gib deinem Team den Schnellstart für Schulbegleiter mit. Die Mitglieder nutzen den Plan deines Teams und müssen kein eigenes Abo buchen.

4. Den ersten Bericht einsehen

Lass die Mitglieder zunächst ihre tatsächlichen Arbeitstage erfassen und prüfen. Zum vereinbarten Monatsabschluss erstellen sie ihren Bericht und unterschreiben, drucken oder versenden ihn nach eurem abgestimmten Verfahren. Das Speichern einer PDF allein schließt den Monat noch nicht ab.

In stooze Web öffnest du als Team-Admin die Mitgliedsdetails → Berichte. Dort erscheinen die abgeschlossenen Monate. Prüfe Tage, Stunden und Pausen; PDF- und CSV-Export findest du im Drei-Punkte-Menü. Ein noch offener Monat fehlt in dieser Liste, auch wenn bereits eine PDF gespeichert wurde.

Berichte eines Mitglieds einsehen · Monatsabschluss in der App

Wenn etwas fehlt

Fehlt eine betreute Person bei einem Mitglied, prüfe die Zuordnung und ihr Datum. Fehlt eine Einladung, prüfe die Adresse und den offenen Eintrag, bevor du erneut einlädst. Bei Planfragen helfen der Funktionsvergleich und bei weiteren Problemen Weitere Hilfe.